Workflow est une solution numérique conçue pour optimiser la gestion documentaire et le suivi des processus décisionnels au sein des communes. Workflow centralise les informations, assure la traçabilité des décisions et facilite la collaboration entre services. L’outil permet notamment de gérer les dossiers, les séances de collège échevinal et de conseil communal, ainsi que les commissions et réunions.
Avec Workflow, les communes disposent d’un espace unique pour organiser et suivre leurs activités administratives. Les bénéfices sont multiples : un gain de temps grâce à la réduction des étapes manuelles une meilleure circulation de l’information entre les services et les élus, et une sécurité accrue par la dématérialisation, éliminant les pertes de dossiers et les doublons. De plus, vous bénéficiez d’une traçabilité complète de chaque décision et action prise.
En pratique, Workflow permet d’éviter les dossiers égarés, les retards liés aux validations, et de mieux suivre les demandes jusqu’à leur clôture.
L’outil est destiné à l’ensemble des acteurs communaux. Pour les fonctionnaires, il facilite l’instruction et le suivi des dossiers, ainsi que l’organisation des séances. Pour les élus (bourgmestre, échevins, conseillers communaux) qui participent aux séances, il facilite la délibération sur les points à l’ordre du jour et disposent d’une visibilité claire sur l’avancement des travaux.
Le projet Workflow est actuellement en phase de déploiement progressif :
- Version 1 (mono-entité) : en production chez les communes pilotes depuis le 15 octobre 2025.
- Version 2 (multi-entités) : développement en cours, recette prévue en janvier 2026 et mise en production en avril 2026. Cette version incluera également quelques fonctionnalités clefs plébiscitées par les communes pilotes.
- Version 3 : prévue avec de nouvelles fonctionnalités et améliorations continues.
Le 14 novembre dernier, la première mise en production du lot 1 a été réalisée à la commune de Roeser. Les communes de Kehlen, Schengen et Grevenmacher et Mersch ont ensuite suivi au cours des dernières semaines. À partir de janvier, d’autres communes rejoindront progressivement la phase de pilotage.
Les prochaines étapes consistent à étendre l’usage à l’ensemble des communes membres, à développer de nouvelles fonctionnalités répondant aux besoins des utilisateurs et à renforcer à la fois la simplification des processus et la qualité du suivi.
Workflow s’inscrit dans la vision du SIGI de rendre l’action communale plus efficace, plus transparente, plus digitale et résolument tournée vers l’avenir.
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N’hésitez pas à contacter Giuseppe Pugliese, giuseppe.pugliese@sigi.lu ou Ferdi Asci à ferdi.asci@sigi.lu du service Organisation Communale.