E-facturation / Peppol
La clé du succès de la gestion des factures électroniques
Dorénavant, c’est bien connu que dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, tous les opérateurs économiques doivent, sauf exception, émettre et transmettre leurs factures comme des factures électroniques conformes. Le SIGI a étroitement collaboré avec le ministère de la Digitalisation pour transposer la directive européenne sur la facturation électronique au niveau national.
Aujourd’hui, quinze mois après l’entrée en vigueur de la loi, le SIGI est le HUB et l’Accès Point PEPPOL central du secteur communal. Le nouveau Bureau du SIGI avait rapidement reconnu l’importance stratégique de la
E-facturation et mis en place une équipe dédiée avec les ressources nécessaires pour servir les communes. En effectuant un recensement minutieux des besoins sur le terrain, la décision a été prise de sortir des sentiers battus, abandonnant la philosophie de SIGINOVA pour créer une application spécialement conçue pour répondre aux exigences pratiques de la facturation numérique, le PEPPOL B2G.
Depuis mi-décembre, une 2e version de la solution informatique ACHAT « PEPPOL B2G V2.0.0 » est désormais disponible.
Les retours issus des audits ont été méticuleusement intégrés dans cette version 2.0.0, offrant désormais une expérience utilisateur enrichie. Les améliorations se manifestent sous forme d’une interface plus intuitive, avec une profusion d’informations à l’écran et des fonctionnalités optimisées, réduisant considérablement le temps nécessaire au traitement d’une facture.
La refonte complète de l’aspect visuel des écrans témoigne également de l’engagement du SIGI à fournir une solution à la fois performante et agréable à utiliser. Les utilisateurs ont exprimé leur satisfaction face à cette évolution, soulignant la rapidité et la facilité avec lesquelles ils peuvent désormais traiter les factures électroniques.
L’aventure ne fait que commencer !
Forts de vos retours positifs, le SIGI est déterminé à poursuivre ses efforts pour maintenir et améliorer encore davantage PEPPOL B2G V2, le but étant de faire évoluer la solution, en mettant l’accent sur la simplification et de l’efficacité de la gestion des factures électroniques.
Équipe PEPPOL – B2G :
1ère rangée : Jean Alain Aveliono – Analyste Achats / Dépenses – Maxime Gaoua – Project Manager, Dylan Danse – Développeur, Daniel Nogueira – Développeur
2ième rangée : Johny Nevoa – Lead Métier Achats / Dépenses, Marina Moldovan – UX Designer, Joaquim DaSilva Expert Métier Achats / Dépenses
Viviane Braquet,
Secrétariat de la commune de Clervaux
« Nous avons jusqu’ici travaillé avec la 1re version. Les services de notre commune sont répartis sur 3 sites : le secrétariat et le service population se trouvent à Clervaux, l’atelier est à Marnach et le service technique et la recette sont à Heinerscheid. Dans ce contexte, la facturation électronique facilite évidemment grandement la gestion du budget ou la gestion de l’achat, surtout maintenant que nous comptons 6200 citoyens. Le service de la facturation est une « one-woman-show » dans notre commune. Je gère tout le processus dès l’entrée de la facture. Malgré le fait que Peppol me demandait beaucoup de travail au début, l’application du SIGI facilite tout le processus. En outre, la version 2 présente de multiples avantages, tels que la possibilité de cocher des articles, la sauvegarde des entrées ou encore le fait de pouvoir imprimer recto-verso. »
Anouk Bohnert,
Service Comptabilité de la commune de Differdange
« Les fournisseurs passent par MyGuichet ou par Peppol. À la commune, nous ne recevons que le résultat final, c-à-d les demandes de paiements. Parfois les fournisseurs y ajoutent les originaux des factures. Si une demande de paiement ne passe pas, les fournisseurs nous appellent directement. En cas de problèmes, nous faisons alors appel au SIGI, pour que les responsables du syndicat nous aident. Nous ne pouvons que rarement retracer la source des problèmes, car nous n’avons pas de visibilité sur l’entièreté du processus MyGuichet ou Peppol. Le SIGI est toujours disponible pour nous donner un coup de main. Tous les changements que nous avions demandés ont toujours été intégrés. Cela nous simplifie la vie. Je trouve ça bien. »
Charles-Henri Strainchamps,
Rédacteur de la Ville de Diekirch
« L’interface SIGI est assez facile à utiliser. Nous avons juste besoin de nous y habituer. La sécurité représente un avantage significatif sur Peppol.
En outre, nous notons un gain en rapidité, car en principe nous recevons les factures à l’instant, sur une seule interface, accessible à un nombre restreint d’utilisateurs, et non plus par courrier classique ou par courriel.
En ce qui concerne le Peppol directory, je le compare aux anciens annuaires téléphoniques : tous les numéros des services de la ville de Diekirch y sont répertoriés, mais les citoyens n’appellent que les quelques premiers numéros listés en tête de page. Ainsi, nous recevons fréquemment des factures via Peppol qui sont en fait destinées à d’autres entités à Diekirch.
Surtout les fournisseurs étrangers ont du mal avec les tokens. » (ce qui est inhérent au système Peppol. ndlr.)»